Les fonctionnalités indispensables à rechercher chez votre partenaire

Vous êtes à la recherche d'une plateforme d’engagement des employés pour le programme solidaire de votre entreprise ? Un partenaire dont la plateforme peut transformer votre programme d'engagement des employés et accroître votre impact social et commercial ? Il y a beaucoup de choses à prendre en compte, comme la possibilité de faire des dons et de les jumeler, le nombre d'organisations à but non lucratif vérifiées et disponibles, les capacités de décaissement, les fonctions de reporting, les capacités globales de la plateforme, et bien plus encore.

Un bon programme de dons et de volontariat sur le lieu de travail peut stimuler l'engagement des employés et les aider à apporter du sens à leur travail. Répondre à cette quête de sens permet d'améliorer l'expérience des employés, de construire une culture d’entreprise forte et de favoriser l'attraction et la rétention des meilleurs talents. Le taux de turnover est réduit de 52 % en moyenne lorsque les nouveaux employés s'engagent activement dans des activités de don et de volontariat au travail.

Si vous gérez un programme de RSE, vous savez mieux que quiconque à quel point les tâches d’organisation sont prenantes, et qu’elles sont un obstacle à l’atteinte de l'impact souhaité. Vous voudrez donc choisir comme partenaire une plateforme d'engagement qui pourra vous aider à construire votre programme avec des connaissances pointues, à créer une communauté et à offrir de nouveaux produits et des modules complémentaires au fur et à mesure de votre croissance.

Pour vous guider, nous avons préparé une liste des dix questions les plus importantes à poser et des fonctionnalités indispensables à rechercher afin que vous puissiez faire le bon choix de plateforme d’engagement solidaire.

1. Comment soutiendront-ils votre stratégie et vos objectifs en matière de RSE ?

La plateforme d’engagement des employés que vous recherchez doit avoir déjà fait ses preuves en travaillant avec d'autres entreprises pour comprendre leurs besoins et leurs objectifs. Votre partenaire doit disposer d'une équipe très expérimentée qui fournit une assistance complète aux clients (vous), aux utilisateurs finaux (vos employés) et aux organisations à but non lucratif, et qui peut vous guider dans la bonne direction en vous partageant des meilleures pratiques et des idées stratégiques en plus d’une assistance technique.

Vous voudrez savoir :

  • Quelle est leur gamme de produits et si elle est intégrée
  • Qui sont leurs clients et leur taux de rétention
  • Ce qu'ils considèrent comme leurs principaux facteurs de différenciation
  • Les valeurs et la mission de l'entreprise, et si elle est certifiée B Corporation
  • Combien d'employés font partie de l'équipe de service client et si l'entreprise met à votre disposition une équipe spécialisée pour vous aider ?
  • Quelle est l'assistance que vous obtiendrez pour vos employés et les organisations à but non lucratif ?
  • S'ils offrent des ressources telles que des informations sur le secteur et un contenu vérifié pour répondre aux situations de crises
2. Quelles sont les missions de volontariat proposées et comment sont-elles gérées ?

Le volontariat donne du sens et permet un impact positif, ce qui favorise l'épanouissement personnel et professionnel des employés, et relie vos collaborateurs, votre entreprise et leurs communautés. La plateforme d’engagement que vous choisirez doit rendre le volontariat aussi facile et personnalisé que possible.

Vous voudrez savoir :

  • Le nombre de missions de volontariat proposées et la possibilité de les cibler en fonction de la géographie, du département, des compétences et des intérêts des employés.
  • Si vous pouvez mettre en place et gérer des offres de volontariat pour les employés et les équipes, y compris le soutien aux bénévoles ambassadeurs.
  • Si les employés peuvent enregistrer et suivre leurs heures de volontariat sur leur téléphone portable et télécharger des photos
  • Les différents types d’activités de volontariat (longues et courtes missions, virtuelles ou non, mécénat de compétences, service de conseil) qui sont disponibles.
  • L’existence de récompenses automatisées et flexibles pour le volontariat
3. Quelles sont les caractéristiques du don et du jumelage ?

En offrant à vos employés le plus large éventail possible d'organisations à but non lucratif à soutenir, vous leur permettez de s’engager facilement pour les causes qui les passionnent le plus. C'est essentiel pour stimuler l'engagement dans votre programme. Les dons sur salaire et les reçus fiscaux automatisés sont des outils indispensables qui facilitent encore le processus.

Vous voudrez savoir :

  • Si vos employés peuvent faire des dons aux organisations à but non lucratif de leur choix
  • Les méthodes de paiement disponibles (par exemple, carte de crédit, PayPal, Apple Pay, prélèvement sur le salaire - ponctuel ou récurrent) et si les employés peuvent être récompensés avec de l’argent dédiée à d’autres donations (crédits de nouvelle embauche, mise de départ sur le compte, célébrations à des étapes clés pour l’employé, etc.).
  • La possibilité de suivre les dons effectués en dehors de la plateforme
  • Si les employés peuvent créer leurs propres collectes de fonds et les partager avec leurs collègues, leurs amis, leur famille et sur les réseaux sociaux.
  • Les fonctions de jumelage de dons, y compris la possibilité pour les employés et les cadres de proposer un jumelage pour les dons des autres et la possibilité de définir des règles et des paramètres personnalisés, tels que les pourcentages de jumelage, les seuils de jumelage, etc.
  • La rapidité avec laquelle ils peuvent vous aider à réagir en cas de situation d’urgence ou de crise
  • La disponibilité d'un système automatisé de reçus fiscaux auquel les employés peuvent accéder à partir de leur profil

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4. Comment peuvent-ils vous aider à créer une expérience internationale et inclusive ?

Lors de la sélection de votre plateforme d’engagement des employés, veillez à prendre en compte sa capacité à créer une expérience inclusive qui relie vos collaborateurs dans le monde entier.

Vous voudrez savoir :

  • Le nombre d'organisations à but non lucratif auxquelles ils donnent accès dans le monde entier et leur processus de sélection 
  • Dans combien de langues - et lesquelles - leur plateforme est-elle disponible ? 
  • Leur compréhension des dons de salaires dans différentes juridictions et du nombre de devises dans lesquelles ils permettent les dons de salaires. 
  • S'ils majorent les échanges de devises 
  • S'ils disposent d'équipes internes chargées de surveiller les changements réglementaires émergents et d'y répondre
5. Comment les organisations à but non lucratif sont-elles vérifiées et soutenues ?

L'évaluation des organisations à but non lucratif peut s'avérer longue, compliquée et coûteuse - et les enjeux sont élevés. Donner à une organisation qui n'est pas ce qu'elle semble être peut signifier de l’argent mal investi et un risque pour la réputation de votre entreprise.

Vous voudrez savoir :

  • Leur expérience et leur expertise en matière de vérification des organisations à but non lucratif, y compris leur processus de sélection des associations pour les intégrer à leur base de données, les listes de surveillance qu'ils contrôlent et l'assurance que les organisations sont toujours en règle avant de débourser des fonds.
  • Si le contrôle et l'ajout d'organisations internationales à but non lucratif sont payants et, le cas échéant, à combien s'élèvent ces frais
  • S' ils prennent en compte dans leurs vérifications des fluctuations des devises (qui peuvent être importantes pour les organisations à but non lucratif, en particulier les plus petites) ou si les valeurs sont basées sur des critères pertinents au niveau local.
  • S'ils offrent un portail dédié où les organisations à but non lucratif peuvent demander à être éligibles et gérer leur profil, y compris créer des opportunités de dons et de volontariat.
  • S'ils disposent d'un personnel spécialisé pour répondre aux demandes des organisations à but non lucratif et à leurs besoins administratifs, et si oui, combien en ont-ils ?

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6. Comment sont gérés les décaissements ?

Obtenir des dons pour les organisations à but non lucratif est un processus complexe. Moins il y a d'échanges entre le donateur et l'organisation bénéficiaire, mieux c'est, ce qui garantit une transaction plus sûre et moins coûteuse. Recherchez une plateforme d’engagement des employés qui traite la plus grande partie possible de chaque transaction et dont le processus de décaissement est axé sur l'exactitude, la rentabilité et la rapidité.

Vous voudrez savoir :

  • S'ils confient les décaissements à des fournisseurs tiers ou s'ils les effectuent eux-mêmes
  • S'ils font appel à un tiers, quels sont les frais et s'ils sont répercutés sur les associations bénéficiaires.
  • Quels sont les coûts indirects (par exemple, le traitement ou l'enregistrement des chèques) associés à leur processus de décaissement
  • Le pourcentage de décaissements effectués par TEF (transfert électronique de fonds) et si des frais sont prélevés à ce titre.
  • Comment les dons internationaux sont distribués, étant donné que les chèques ne sont pas acceptés dans de nombreux pays, et s'ils disposent d'un processus de réconciliation régulier pour s'assurer que tous les fonds sont livrés ou comptabilisés.
7. Quels sont les dispositifs de sécurité disponibles ?

La sécurité de vos données est essentielle à la confiance et à la réputation de votre entreprise. Vous aurez besoin d'un partenaire dûment certifié, doté d'une équipe de sécurité dédiée et des dispositifs de sécurité adéquats.

Vous voudrez savoir :

  • Leurs certifications en matière de sécurité (par exemple, ISO 27001, PCI-DSS ou SSAE 18)
  • Si leur plateforme prend en charge l'authentification multifactorielle
  • Si leur plateforme prend en charge l'authentification unique (SSO) et, le cas échéant, quels sont les systèmes pris en charge
  • Leur processus de détection, d'identification, de signalement, de notification, de réponse et de résolution des incidents de sécurité dans les meilleurs délais
  • S'ils effectuent des audits internes sur vos processus, procédures et contrôles internes

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8. Quelles sont les possibilités en termes de reporting ?

Pour avoir une vision claire des performances de votre programme, vous devez pouvoir en mesurer tous les aspects. Des fonctions de reporting complètes vous permettent d'obtenir toutes les données détaillées dont vous avez besoin pour évaluer, améliorer et élever votre impact souhaité à un niveau supérieur.

Vous voudrez savoir :

  • Leurs capacités de reporting standard
  • Leurs capacités de production de rapports personnalisés
  • S'ils proposent des tableaux de bord ou des analyses graphiques
  • Si leurs rapports intègrent des données démographiques sur les employés
9. Leur plateforme d’engagement permet-elle d’intégrer les communautés d’employés ou ERG ?

Les départements de RSE et de diversité, équité et d'inclusion (DEI) travaillent ensemble, et il est important de partager les causes, les événements et les données entre les plateformes. Les communautés d’employés (ERG) sont souvent essentielles pour stimuler la participation aux programmes d’engagement, mais ils ne bénéficient pas toujours d'une technologie qui leur permet de s'organiser.

Vous voudrez savoir :

  • S'ils disposent d'une solution pour gérer les ERG
  • S'ils peuvent rendre compte de la participation des ERG
  • Comment ils peuvent gérer les événements des ERG
  • Comment leur solution pour les ERG s'intègre à leur solution RSE

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10. La technologie est-elle intuitive et facile à utiliser ?

Enfin, et c'est sans doute le point le plus important, leur technologie doit être intuitive pour votre personnel (y compris les utilisateurs sur le terrain et à distance) et s'intégrer de manière transparente à vos systèmes existants (comme les ressources humaines et les salaires). La facilité d'utilisation pour tous est l'un des facteurs les plus importants qui influencent la participation.

Vous voudrez savoir :

  • Si leur technologie répond aux normes WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) 2.0 AA
  • Si leur plateforme nécessite une formation pour les utilisateurs finaux et s'il y a un coût supplémentaire pour cela
  • Si la solution permet de personnaliser l'interface en accord avec votre entreprise
  • S'ils proposent une application mobile ou s'ils peuvent vous aider à vous connecter avec vos utilisateurs sur le terrain et à distance  
  • S'ils disposent d'une API pour les intégrations telles que les plateformes de commerce électronique, les programmes de récompenses et les systèmes de ressources humaines tels que la paie.

Prêt à en savoir plus et à choisir en toute confiance un fournisseur de plateforme d'engagement solidaire ? Téléchargez notre guide rapide pour choisir un partenaire d'engagement des employés, qui contient encore plus de questions à poser pour vous assurer que vous obtenez le partenaire technologique dont vous avez besoin. Vous pouvez également consulter la solution de Benevity à tout moment.