Comment gérer les communautés d'employés (ERG)

Les entreprises visionnaires réalisent que notre façon de travailler est en train de changer. Quand on se veut être une entreprise inclusive, s'assurer de mener un processus d'embauche équitable n'est qu'un début. Une fois recrutés, les employés attendent plus qu'un lieu de travail : ils veulent participer à la construction de la culture de l'entreprise. Ils veulent se réunir, échanger, apprendre, innover et être acteur du changement. Ils recherchent du sens et un but qui les dépasse au travail. Mais comment transformer une entreprise en communauté ? 

Ce sont les communautés d'employés, aussi connues sous le nom de Employee resource groups (ERG) ou groupes d'affinités, qui peuvent transformer l'entreprise. Au sein de ces groupes se réunissent des employés qui partagent des objectifs ou des expériences de vie communes pour créer une culture d'appartenance. Les programmes autour des ERG renforcent l'autonomie de chaque groupe en lui donnant une voix collective pour s'adresser aux décideurs et aux dirigeants. Lorsque les employés font partie d'une communauté plus large et lorsqu'ils ont le sentiment d'être entendus, cela se ressent au niveau du recrutement et de la rétention des talents. 

Vous êtes peut-être en train de lancer un programme pour vos communautés d'employés, ou en train de repenser un programme existant. Quelle que soit l'étape à laquelle vous vous trouvez, nous espérons vous fournir de précieux conseils et les meilleures pratiques pour gérer vos groupes d'affinité.

Les étapes de la mise en oeuvre d'un programme pour vos communautés d'employés

1. Déterminer l'objectif de votre programme
La finalité globale de votre programme doit être claire et facile à comprendre, tant pour les membres des communautés d'employés que pour le reste de l'entreprise. Voici quelques idées qui pourront vous aider : 

• Notre programme ERG permettra de créer un espace ouvert pour les employés qui partagent des passions, des intérêts ou des expériences communes, afin qu'ils puissent se rencontrer et se soutenir mutuellement dans la construction de leur communauté. 
• Notre programme ERG offrira aux groupes d'affinités un soutien financier et organisationnel et un appui dans la communication avec les responsables qui prennent les décisions. 
• Notre programme visera à instaurer une culture d'entreprise fondée sur le respect, le sentiment d'appartenance et l'inclusion. 

Si vous détenez des données sur la représentation et l'inclusion des employés dans votre entreprise que vous pouvez partager, utilisez-les pour appuyer vos idées. Il est également utile d'aligner les objectifs de vos communautés d'employés sur les valeurs de votre entreprise. 

2. Créer vos communautés d'employés
Si vous lancez un programme en partant de zéro, pensez à demander l'avis de vos collaboratrices et collaborateurs, et à leur demander quels sont les groupes qu'ils souhaiteraient lancer, ou bien contactez les groupes qui existent déjà de manière informelle. Vous pouvez recueillir les impressions des différents départements et voir qui pourrait diriger ou simplement faire partie de vos groupes d'affinités. 

Vous pouvez commencer par créer un petit groupe et préciser que vous en créerez d'autres par la suite. Idéalement, vos groupes d'affinités collaboreront plutôt que de fonctionner en silo. Chaque communauté d'employés doit pouvoir proposer un espace sécurisé aux employés qui ont des affinités ou des expériences communes. Vous pouvez créer par exemple les groupes suivants : 

• Les employés LGBTQ+ 
  
• Les employés en situation de handicap
  
• Les parents
  
• Les employés engagés pour l'environnement
• Les femmes

3. Apprendre à connaître vos responsables de communautés 
Il est essentiel de disposer de bonnes pistes pour orienter vos groupes dans la bonne direction. En effet, vous pourriez vous retrouver dans l'une de ces situations où : 

• Vous aidez un groupe jusque-là informel à devenir une véritable communauté d'employés soutenue par la direction en aidant les leaders du groupe à mettre en place une gouvernance.
• Vous aidez un nouveau groupe à former un comité fondateur ou à identifier un coprésident.
• Vous assumez le rôle de responsable d'un programme ERG et établissez une relation avec les responsables des communautés d'employés existantes.

Les responsables des communautés d'employés servent généralement d'intermédiaires entre les dirigeants et les membres du groupe. Il est donc important qu'ils soient compétents pour inspirer les autres ainsi que pour encourager le changement. Ces personnes doivent posséder de solides bases en matière de communication et de gestion des conflits, et comprendre comment la stratégie du programme ERG s'aligne sur les activités de l'entreprise. Ils devront créer un espace inclusif pour tous les membres, mais aussi être capables de prendre des décisions fermes lorsque cela est nécessaire.

Les responsables des communautés d'employés sont souvent membres du groupe qu'ils représentent. Par exemple, un groupe dédié au sujet du handicap et de l'accessibilité sera probablement dirigé par une personne en situation de handicap. En tant que leader du programme, vous devrez vous faire le porte-parole de vos responsables de groupes. Soyez prêts à soutenir les personnes qui font le dur travail de représenter les populations historiquement marginalisées. 

Indiquez à vos responsables de groupes les initiatives, communications, événements et rapports attendus, mais laissez-les décider de la manière d'organiser les événements, de diffuser les communications, et de constituer leurs communautés. Donnez-leur le degré d'autonomie nécessaire pour qu'ils puissent s'approprier le groupe.  

4. Obtenir le soutien des dirigeants ou des cadres
Obtenir le soutien de votre équipe de direction montre que votre entreprise soutient ses groupes d'affinités de différentes manières. Si vous le pouvez, pour chaque communauté, trouvez un parrain ou une marraine au sein de la direction qui fera du succès du groupe une priorité. Il pourra vous aider en vous donnant des conseils, des aides budgétaires, en encadrant les employés, en donnant au groupe de la visibilité et un réseau.

Le membre de la direction qui parraine le groupe peut :

• Servir de représentant public pour le groupe
• Demander aux dirigeants de l'entreprise de soutenir les initiatives du groupe 
• Encadrer les membres des communautés d'employés 
• Aider le groupe à se développer grâce à des financements et des contacts 

Dans l'idéal, votre CEO devrait également pouvoir donner plus de visibilité à votre programme ERG et fournir un investissement tangible en argent et en temps.

5. Établir une charte
Vos groupes d'affinités doivent avoir des structures et des processus cohérents, ce qui contribuera à favoriser la collaboration et l'organisation entre tous les groupes. Vous pouvez créer une charte pour documenter la structure, les rôles, la mission, les objectifs, les canaux de communication, les rituels et les réunions des groupes.

Il est possible d'orienter les actions de chaque communauté d'employés en établissant un énoncé qui décrit leur mission. Déterminez à qui le groupe est destiné, ce que les membres peuvent attendre de leur participation et les problèmes que le groupe cherche à surmonter. Une fois ces éléments établis, le groupe peut fixer des objectifs qui correspondent aux besoins de ses membres et aux objectifs économiques de l'entreprise, le cas échéant.

Vous devrez définir les rôles et missions des responsables de groupes d'affinités, des parrains exécutifs et des membres. Les responsables de groupes devraient prévoir plusieurs postes de direction et établir un plan de succession avant qu'il ne soit nécessaire d'en créer. Aussi, chaque groupe devra décider à l'avance de la fréquence des réunions souhaitée et formaliser les règles de vote et autres processus décisionnels si nécessaire. 

6. Allouer un budget aux communautés d'employés
Bien que la plupart des personnes impliquées dans vos groupes d'affinités soient des bénévoles, vos groupes auront besoin d'un soutien financier et structurel pour réussir. Chaque groupe devrait disposer d'un budget pour la formation et le développement, notamment pour les conférences et les intervenants, ainsi que pour les événements et la nourriture. Une bonne pratique consiste à fournir à chaque groupe son propre budget pour l'année. Vous pouvez également investir dans un logiciel pour les ERG pour faciliter la gestion et l'exécution de votre programme et obtenir les données dont vous avez besoin. 

Les communautés d'employés reçoivent généralement un soutien financier plus important lorsqu'elles démontrent qu'elles atteignent des objectifs liés à l'entreprise. Demandez alors aux responsables de ces groupes de soumettre des demandes de budget en expliquant comment et quand les fonds seront utilisés. Cela vous aidera à établir des liens dans l'entreprise et à créer des dossiers sur les achats et dépenses des groupes d'affinités pour la fin de l'année. 

Les entreprises qui ont des programmes ERG établis et progressifs ont des employés qui se consacrent entièrement au soutien de leurs groupes d'affinités. Comme le rapporte cet article de Forbes, des entreprises comme Linkedin ont même commencé à rémunérer leurs responsables de communautés d'employés internationaux pour leurs efforts, reconnaissant ainsi le travail réel que ces personnes accomplissent en plus de leur travail quotidien.

7. Commencer à recruter des membres au sein des groupes d'affinités
Collaborez avec les responsables des groupes pour encourager les autres employés à rejoindre le groupe. Ils peuvent faire passer le mot en envoyant des e-mails d'entreprise, en ajoutant des informations sur les groupes d'affinités, aux documents d'accueil, et en promouvant des événements et des programmes dans des canaux de communication tels que Slack. Il est aussi possible de partager des informations sur votre programme ERG et sur les différents groupes d'affinités via le site web de votre entreprise. 

Demandez aux membres de la direction de faire appel à leurs contacts personnels au sein de l'entreprise pour encourager les employés à rejoindre des groupes d'affinités. 

8. Mesurer votre impact
Suivez la progression de l'engagement des employés et évaluez l'efficacité de votre programme ERG à l'aide de données telles que le nombre d'employés membres de groupes d'affinités, la participation aux événements et les résultats des enquêtes de satisfaction. Si vous utilisez un logiciel ERG, vous pourrez peut-être adapter vos rapports de manière spécifique en fonction de chaque communauté d'employés. 

Vous pouvez aller plus loin et suivre l'impact de chaque communauté sur les objectifs de l'entreprise tels que la rétention des talents, le turnover des employés, leur engagement, et le recrutement. Vous pouvez également mettre en relation les communautés d'employés avec les opportunités de dons et de volontariat et les différentes causes de votre programme d'engagement solidaire.

Voici quelques bonnes pratiques à suivre selon Vibrant Pittsburgh:

• Ajouter des questions sur les groupes d'affinités dans les enquêtes de satisfaction sur la diversité et l'inclusion des employés. 
• Proposer des enquêtes de suivi aux participants après les événements organisés par les communautés d'employés.
• Garder un suivi des recommandations de talents faites par les membres  des groupes d'affinités. 
• Faire correspondre les activités des groupes à la mission et aux objectifs de leurs chartes.
• Recueillir les témoignages et citations des participants aux événements organisés par les communautés d'employés, et des autres personnes qui ont bénéficié de leurs activités.
• Surveiller le nombre d'événements internes/externes.
• Déterminer le taux de rétention des membres des groupes d'affinités. 
• Enregistrer le nombre de bénévoles et les heures de volontariat réalisées. 

9. Coopérer, se développer, et s'adapter
En travaillant ensemble, vos communautés d'employés peuvent partager leurs ressources et multiplier l'impact qu'elles peuvent avoir. Nous vous recommandons de prendre en compte votre programme ERG dans sa globalité et d'essayer de promouvoir la collaboration entre les différents groupes pour encourager le réseautage et le partage de connaissances. 

À mesure que votre équipe grandit et que les besoins de vos employés changent, veillez à faire évoluer et à adapter votre programme ERG. En donnant à votre programme une structure, des ressources et des objectifs clairement définis, vous mettrez vos responsables de groupes d'affinités sur la bonne voie. 

Comment accompagner vos responsables de groupes d'affinités 

Les responsables de vos communautés d'employés seront souvent confrontés à des difficultés similaires. Ils auront besoin du soutien et des ressources de votre organisation pour atteindre leur plein potentiel. Ils pourront, par exemple, se sentir peu aidés ou dépassés. Alors comment leur apporter un soutien quotidien et une aide administrative ? Pensez-vous pouvoir fournir aux nouveaux responsables de groupes d'affinités un guide des meilleures pratiques ?

Certaines communautés d'employés ont des difficultés à maintenir le niveau d'engagement et de mobilisation de leurs membres. Pouvez-vous leur proposer un endroit où échanger, donner leurs retours et suggestions et parler de leurs événements afin de maintenir un flux d'idées constant ? Le fait de centraliser la communication entre les différents responsables de groupes peut leur permettre de travailler plus efficacement avec le responsable du programme ERG (et de se soutenir mutuellement). 

Enfin, les responsables des communautés d'employés utilisent certainement une multitude d'outils pour la gestion de leurs activités : des sites internets, des outils de communication, des tableurs, des messageries électroniques, etc. Une telle situation peut engendrer un manque d'efficacité et un travail d'organisation intense et chronophage. Pensez alors à faciliter la vie de tout le monde avec un logiciel spécialement conçu pour les responsables de groupes d'affinités, qui regroupe toutes les fonctionnalités qui leurs sont nécessaires. 

Faites de votre entreprise une communauté pour appuyer votre stratégie DÉI

Un programme ERG bien établi est l'un des meilleurs leviers pour votre entreprise en matière de diversité, équité et inclusion. Quand vous créez un lieu de travail inclusif, vous donnez à votre communauté le pouvoir d'avoir un réel impact. 

Les communautés d'employés peuvent aider votre entreprise à atteindre des objectifs stratégiques clés, tels que le recrutement, la rétention des talents, et la création d'une culture d'entreprise plus diversifiée.

Notre logiciel pour les communautés d'employés est conçu pour soutenir ces objectifs économiques majeurs tout en aidant les responsables de groupes d'affinités à gérer les tâches quotidiennes simplement. Apprenez-en plus ou réservez une démo.